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Sepa de qué se trata la Apostilla

Para que un documento originado en Chile tenga reconocimiento legal en el extranjero o que un documento originado en el exterior tenga dicha validez en Chile, su tramitación normalmente era extensa, engorrosa teniendo que pasar por varias oficinas y timbrajes.

Sin embargo, desde el 30 de agosto de 2016, entró en vigencia en Chile la Apostilla. Este es un trámite que tiene como fin simplificar la legalización de todo tipo de documentos públicos, ya sean estos de origen chileno para ser utilizados en el extranjero o viceversa. Este trámite importa la certificación, que se lleva a cabo de modo electrónico y gratuito, de dichos documentos pudiendo reconocerse su validez legal sin que sea necesaria una certificación adicional.

Para hacer efectivo lo anterior ha sido necesario que Chile pase a ser Estado Parte de los países que suscriben a la “Convención de la Haya que suprime la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros” adoptada el 5 de octubre de 1961 en La Haya, Países Bajos, la que se implementa en nuestra legislación a través de la Ley Nº 20.711.

Dicha Ley introduce una serie de modificaciones a las siguientes Leyes y cuerpos legales:
– Código de Procedimiento Civil,
– Código Orgánico de Tribunales,
– Ley Nº 18.956 (que reestructura el ministerio de Educación Pública),
– Decreto con Fuerza de Ley Nº 1 de 2006 (relativo a la refundición de Leyes y Decretos Ley del Ministerio de Salud),
– Ley Nº 19.477 (que aprueba la Ley Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación)
De este modo, se faculta para apostillar a ciertas instituciones dependientes de las siguientes autoridades:
– Ministerio de Relaciones Exteriores
– Servicio de Registro Civil e Identificación
– Ministerio de Salud
– Ministerio de Educación
– Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Dicho esto, vale mencionar que la validez de la certificación solo puede hacerse efectiva entre los Estados Partes del Convenio de la Apostilla.

Trámite electrónico

Asimismo, como mencionamos anteriormente, el trámite en cuestión es de carácter electrónico (o bien “E-Apostilla) lo que implica que su certificación se realiza a través de firma electrónica avanzada cuya verificación puede ser llevada a cabo en línea, ello sin perjuicio de que su solicitud deba realizarse presencialmente ante una de las cinco autoridades ya señaladas.

En la práctica, para apostillar un documento para ser utilizado en un país miembro del convenio, el interesado debe acudir, sin importar la región, a cualquier oficina de una secretaría regional ministerial, sea esta dependiente del ministerio de educación o de justicia, oficina regional dispuesta por el Registro Civil, o bien, una Secretaría Regional Ministerial, Dirección de Servicio de Salud o Intendencia de Prestadores de Salud, estas últimas dependientes del Ministerio de Salud y solicitar el trámite. En caso que el documento no pueda ser apostillado por estas instituciones, el interesado deberá dirigirse a una oficina de atención de público del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Si el interesado desea solicitar la apostilla de un documento desde el exterior para documentos otorgados en Chile, lo recomendable es ingresar al sitio apostilla.gob.cl en el que se debe subir el documento original con la firma electrónica avanzada contenida en el archivo PDF, seleccionar el tipo de documento y por último, escoger un consulado para retirar la apostilla. Posterior a ello, se analizará la solicitud por la oficina correspondiente y finalmente si el documento cumple con los requisitos, se generará la Apostilla, la que se enviará al consulado que el interesado seleccionó y que coordinará el retiro del documento.

Francisco Mulatti, abogado, HubLegal, Miembro de la Comunidad de Colaboración e Impacto CasaCo

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