La importancia de contar con una Oficina de Gestión de Proyectos en las organizaciones
Las empresas en el mundo pierden alrededor de 2 billones de dólares al año por la gestión deficiente de proyectos.
La Oficina de Gestión de Proyectos, también conocida como PMO (Project Management Office), se ha convertido en uno de los pilares fundamentales dentro de las empresas, ya que contribuye al logro de objetivos estratégicos, la reducción de riesgos y la optimización de tiempos, generando así una mayor ventaja competitiva dentro del mercado.
No obstante, según el estudio Pulse of the Profession 2018, realizado por Project Management Institute (PMI), casi un 10% de cada dólar que gastan las empresas se pierde debido a la implementación ineficaz de las estrategias comerciales mediante prácticas deficientes, donde uno de cada tres proyectos no cumple con sus objetivos y el 48% no se completa a tiempo. Esto significa que las organizaciones de todo el mundo pierden alrededor de 1 millón de dólares cada 20 segundos o, en otras palabras, 2 billones de dólares al año por esta causa.
Existe, por lo tanto, una relación directa entre una gestión efectiva de proyectos y el incremento de los resultados económicos de una organización, donde la alineación de la PMO con los objetivos de la empresa resulta crucial para lograr resultados más favorables que generen un impacto tanto en la ejecución de las estrategias como en el valor agregado de la compañía
Por qué implementar una PMO
El área de PMO permite lograr una implementación exitosa de las iniciativas que lleva a cabo una empresa a través de la optimización y estandarización de los procesos. Dentro de sus principales funciones se encuentra la coordinación y planificación de los proyectos, la supervisión de su flujo y el control eficaz de estos para mantener el enfoque de los objetivos originales y así cumplir con los tiempos estimados.
Esto permite una gestión y reducción de riesgos, así como también una optimización de tiempos y costos que ayudan a aumentar los atributos que le dan valor a la compañía. Según el estudio The State of the Project Management Office 2016 de PM Solutions, una PMO impacta positivamente en los siguientes aspectos:
• 33% de mejora en proyectos entregados por debajo del presupuesto.
• 27% de incremento en la satisfacción del cliente.
• 25% de mejora en la productividad.
• 43% de incremento en la alineación de proyectos con los objetivos de la empresa.
• 25% de disminución en proyectos fallidos.
Estos beneficios ayudan a generar nuevas oportunidades de negocio, incrementando la satisfacción de los clientes y fortaleciendo la imagen de la organización desde una perspectiva de eficiencia y compromiso.
La Oficina de Gestión de Proyectos desde un enfoque ágil
El cambio hoy es habitual dentro de las organizaciones dada la alta competitividad del mercado, lo que crea un escenario en el que las empresas requieren adaptarse para obtener mejores resultados. En este contexto, las PMO pueden incorporar una metodología agile, basándose en el concepto de mejora continua para lograr una mayor flexibilidad en el desarrollo de los proyectos a través de una mirada adaptativa, transparente y colaborativa.
La integración de esta nueva forma de trabajo impulsada por la innovación, agilidad y pensamiento crítico favorece la rapidez y efectividad de los procesos gracias a que se elabora una planificación de forma progresiva y cíclica que permite tener una visión global en tiempo real de cada una de las iniciativas que se llevan a cabo, ayudando a la toma de decisiones estratégicas en pos de un mejor resultado.
En este sentido, el Líder de la Fábrica de Desarrollo de la empresa 3IT – Quality of Service, Leonardo Toloza, comenta por qué fue importante la implementación de esta área en la organización: “Nuestra Oficina de Gestión de Proyectos nació a partir de la necesidad de reafirmar nuestro compromiso de calidad con los clientes, lo que nos impulsó como empresa a crear un área que no sólo se ocupará de aumentar la rentabilidad de un proyecto sino que, más importante aún, velará por asegurar su éxito”.
De esta forma, trabajar con una PMO ágil entrega una mayor visibilidad, trazabilidad y monitoreo sobre los proyectos, ayudando a optimizar el flujo de su desarrollo gracias a la obtención de datos brindados por herramientas como Jira y Confluence, las cuales son utilizadas para generar la reportería del proceso, donde el uso de nuevas plataformas tecnológicas resulta clave para mantener informados a los interesados del progreso y de los resultados de una iniciativa, así como también para controlar los costos y mejorar la calidad de éstos.
Por lo tanto, aplicar la agilidad como nuevo enfoque de trabajo desde PMO ayuda a obtener un mayor desempeño de las organizaciones, impulsando su rendimiento y optimizando sus recursos para que las compañías puedan potenciar al máximo los proyectos, lo que conlleva finalmente a un mayor éxito y satisfacción por parte de los clientes.
